KI-Kompetenz ist Pflicht.
Das müsst ihr jetzt wissen.
Seit Februar 2025 gilt Artikel 4 des EU AI Act: Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss sicherstellen, dass die eigenen Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das betrifft nicht nur Konzerne – sondern jeden Handwerksbetrieb, der ChatGPT, Copilot oder KI-Funktionen in seiner Software nutzt.
Verstöße sind teuer: Der EU AI Act sieht Bußgelder von bis zu 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes vor – gestaffelt nach Art des Verstoßes. Zu den Strafen ↓
Was bei Verstößen droht
Der EU AI Act arbeitet mit einem gestaffelten Bußgeldrahmen – maßgeblich ist immer der höhere Betrag aus Festsumme oder Umsatzanteil. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt jeweils der niedrigere der beiden Werte.
Bis 35 Mio. € oder 7 % des Jahresumsatzes
- Für den Einsatz verbotener KI-Praktiken, z. B. manipulative Systeme oder Social Scoring.
- Für typische Handwerksbetriebe kaum relevant – aber wichtig zu kennen.
Bis 15 Mio. € oder 3 % des Jahresumsatzes
- Für Verstöße gegen die Pflichten von Anbietern und Betreibern – dazu zählt auch der Umgang mit den Vorgaben aus Art. 4 und den Transparenzpflichten.
- → Genau diese Pflichten deckt der KI-Führerschein ab: Er ist der dokumentierte Nachweis, dass euer Team geschult ist.
Bis 7,5 Mio. € oder 1 % des Jahresumsatzes
- Für falsche, unvollständige oder irreführende Angaben gegenüber Behörden und benannten Stellen.
- Auch hier gilt: saubere Dokumentation ist die beste Absicherung.
Passiert durch KI ein Fehler – etwa ein falsches Angebot oder eine fehlerhafte Auskunft – lautet die erste Frage immer: Wurden die Mitarbeitenden geschult und die Ergebnisse geprüft? Ohne Nachweis steht der Betrieb gegenüber Versicherung, Kunden und Gericht schlechter da.
Die dokumentierte Schulung mit Zertifikat ist euer Nachweis, dass ihr eure Betreiberpflichten ernst nehmt – gegenüber Behörden, Versicherung und Kunden. Im Training lernt ihr außerdem genau, welche Pflichten für euren Betrieb gelten und wie ihr sie im Alltag ohne Mehraufwand erfüllt. Mehr dazu im KI-Führerschein →
Angaben vereinfacht zusammengefasst; maßgeblich ist der Verordnungstext. Keine Rechtsberatung.
Was Artikel 4 konkret von eurem Betrieb verlangt
Hinweis: Diese Seite fasst die Anforderungen verständlich zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung.
Das gilt seit dem 2. August
Mit der nächsten Stufe des EU AI Act sind weitere Pflichten scharf geschaltet – für alle, die KI nutzen oder anbieten.
Transparenz: „Mit KI erstellt“
Wer mit KI arbeitet, muss KI-erstellte Inhalte kennzeichnen – überall dort, wo KI drinsteckt: in Angeboten, Texten, Bildern und Dokumentation. Gute Nachricht: Diese Kennzeichnung lässt sich weitgehend automatisieren.
Pflichten für Allzweck-KI
Für Anbieter von Allzweck-KI-Modellen (z. B. hinter ChatGPT & Co.) gelten eigene Pflichten: technische Dokumentation, Transparenz über Trainingsinhalte und Weitergabe von Informationen an die Anbieter darauf aufbauender Tools.
Aufsicht & Sanktionen
Die Mitgliedstaaten benennen Aufsichtsbehörden, und der Sanktionsrahmen greift: Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen – gestaffelt nach Schwere und Unternehmensgröße.
Bietet ihr KI unter eurem Namen an – etwa einen KI-Chatbot auf eurer Website, der als „euer" Assistent mit Kunden spricht – werdet ihr rechtlich selbst zum Anbieter: mit Produktverantwortung, technischer Dokumentation und bei Hochrisiko-Anwendungen einer Konformitätsprüfung. Sicherer Weg: Tools so einsetzen, wie der Hersteller sie vorsieht, und den Anbieter klar erkennbar lassen.
Pflichten für Betreiber und Anbieter
Der EU AI Act unterscheidet zwei Rollen: Betreiber sind alle, die KI im Betrieb einsetzen – also ihr als Handwerksbetrieb. Anbieter sind die, die KI-Software entwickeln und auf den Markt bringen.
Ihr nutzt KI im Betrieb
- KI-Kompetenz im Team nachweislich schulen (Art. 4) – bevor Tools eingesetzt werden
- KI-erstellte Inhalte kennzeichnen: „Mit KI erstellt“ in Angeboten, Texten & Doku
- KI-Tools nur gemäß den Vorgaben des Anbieters einsetzen (Betriebsanleitung beachten)
- Ergebnisse prüfen: menschliche Aufsicht statt blindem Vertrauen
- Aufpassen bei Eingaben: Kundendaten & Betriebsgeheimnisse schützen (DSGVO)
- Überblick behalten, welche KI-Tools im Betrieb im Einsatz sind
Sie bringen KI auf den Markt
- Produktverantwortung für das KI-System tragen
- Technische Dokumentation erstellen und aktuell halten
- Risikoklasse bestimmen – bei Hochrisiko-Anwendungen: Konformitätsprüfung
- Transparenz- und Kennzeichnungsfunktionen im Produkt bereitstellen
- Betreiber informieren, wie das Tool sicher und korrekt zu nutzen ist
- Vorfälle melden und Systeme nach dem Inverkehrbringen überwachen
So greifen beide Seiten ineinander: Die Anbieter müssen euch sagen, wie ihr ihre Tools richtig nutzt – und ihr müsst vorher die KI-Kompetenz im Team sicherstellen. Genau deshalb prüft Kimeo im Tool-Radar den EU-AI-Act-Status der Anbieter und deckt mit dem KI-Führerschein eure Betreiberpflichten ab.
Tool-Auswahl: Darauf müsst ihr als Betrieb achten
Die Anbieterpflichten sind Sache der Software-Hersteller – aber ihr haftet als Betreiber dafür, ein sauberes Tool richtig einzusetzen. Diese 6 Punkte solltet ihr vor jedem Kauf abhaken:
1. EU-AI-Act-Status bestätigen lassen
Fragt schriftlich nach: Erfüllt der Anbieter die Pflichten aus dem EU AI Act? Gibt es eine Konformitätsaussage? Ein seriöser Anbieter kann das sofort beantworten – wer ausweicht, ist ein Warnsignal.
2. Nutzungsanleitung verlangen
Der Anbieter muss euch sagen, wofür das Tool gedacht ist und wie es korrekt genutzt wird. Diese Vorgaben sind eure Leitplanke: Nutzt ihr das Tool anders als vorgesehen, geht das Risiko auf euch über.
3. Kennzeichnung prüfen
Unterstützt das Tool die „Mit KI erstellt“-Kennzeichnung – idealerweise automatisch in Angeboten, E-Mails und Doku? Das nimmt euch eure Transparenzpflicht im Alltag ab.
4. Datenschutz klären
Wo werden eure Daten verarbeitet – möglichst in der EU? Gibt es einen AV-Vertrag? Werden Kundendaten zum Training verwendet? Ohne klare Antworten gehören keine Kundendaten ins Tool.
5. Erst schulen, dann einführen
Vor dem Rollout muss die KI-Kompetenz im Team stehen (Art. 4). Plant den KI-Führerschein vor der Tool-Einführung ein – nicht danach.
6. White-Label-Falle vermeiden
Tool unter eurem Namen an Kunden weitergeben? Dann werdet ihr selbst zum Anbieter – mit allen Pflichten. Lasst den Hersteller erkennbar oder holt euch vorher Beratung.
Oder ihr überspringt die Hausaufgaben: Im Kimeo Tool-Radar sind diese Punkte für jedes gelistete Tool bereits geprüft – inklusive EU-AI-Act-Status und ehrlicher Einschätzung, für wen es passt.
Geprüfte Tools im Radar →In 6 Stunden zur erfüllten Pflicht.
Training, anerkanntes Zertifikat und Führerschein-Karte für jeden Teilnehmenden – dokumentiert für euren Betrieb. Praxisnah am Handwerksalltag, ohne Juristendeutsch.
Häufige Fragen zu Artikel 4
Gilt das wirklich auch für kleine Betriebe?
Ja. Artikel 4 kennt keine Untergrenze bei der Betriebsgröße. Entscheidend ist, ob KI eingesetzt wird – nicht, wie viele Mitarbeitende ihr habt.
Wir nutzen nur ChatGPT ab und zu – zählt das?
Ja. Auch die gelegentliche Nutzung von ChatGPT, Copilot oder KI-Funktionen in eurer Software ist ein KI-Einsatz im Sinne der Verordnung.
Reicht es, wenn nur der Chef geschult ist?
Nein. Die Kompetenz muss bei den Personen liegen, die mit KI arbeiten. Deshalb bieten wir den KI-Führerschein auch als Unternehmenstraining fürs ganze Team an.
Was ist mit Inhalten, die KI erstellt hat?
Für KI-erstellte Inhalte gelten Transparenzpflichten: Sie müssen als solche erkennbar sein. Wie ihr das praktisch und unaufwendig löst, ist Teil des Trainings.
Wie hoch sind die Strafen wirklich?
Gestaffelt: bis 35 Mio. € oder 7 % des Jahresumsatzes für verbotene Praktiken, bis 15 Mio. € oder 3 % für Pflichtverstöße von Anbietern und Betreibern, bis 7,5 Mio. € oder 1 % für falsche Angaben. Für KMU gilt jeweils der niedrigere Betrag – trotzdem existenzbedrohend genug, um es richtig zu machen.
Wer kontrolliert das überhaupt?
Jeder Mitgliedstaat benennt nationale Aufsichtsbehörden, die die Einhaltung überwachen. Relevanter im Alltag: Kunden, Versicherungen und Gerichte fragen im Schadensfall zuerst nach Schulung und Dokumentation.
Müssen auch Azubis und Aushilfen geschult werden?
Ja – entscheidend ist, wer mit KI arbeitet, nicht die Vertragsform. Wer KI-Tools nutzt, braucht die entsprechende Kompetenz. Beim Unternehmenstraining nehmen wir das ganze Team in einem Termin mit.
Wie oft muss geschult werden?
Die Verordnung nennt kein festes Intervall – die Kompetenz muss zum tatsächlichen KI-Einsatz passen. Da sich Tools schnell weiterentwickeln, empfehlen wir eine Auffrischung, wenn neue KI-Anwendungen eingeführt werden. Das Kimeo-Zertifikat ist zwei Jahre gültig.
Was müssen wir dokumentieren?
Mindestens: wer wurde wann zu welchen Inhalten geschult, und welche KI-Tools sind im Einsatz. Der KI-Führerschein liefert die Schulungsdokumentation automatisch mit – pro Teilnehmendem mit Zertifikat und Zertifikatsnummer.
Gilt das auch für kostenlose KI-Tools?
Ja. Ob ihr für ein Tool bezahlt oder die Gratis-Version von ChatGPT nutzt, spielt keine Rolle – entscheidend ist der Einsatz im betrieblichen Kontext. Gerade bei kostenlosen Tools ist zusätzlich Vorsicht bei der Eingabe von Kundendaten geboten.
Was ist ein Hochrisiko-System – betrifft uns das?
Hochrisiko-Systeme sind z. B. KI für Personalauswahl, Kreditvergabe oder kritische Infrastruktur – dafür gelten strenge Anbieterpflichten inklusive Konformitätsprüfung. Typische Handwerks-Tools (Angebote, Doku, Büro) fallen in der Regel nicht darunter; bei der Einordnung hilft der Blick in unseren Tool-Radar.